Menghubungi dosen lewat chat mungkin terasa menegangkan. Takut salah kata, terlalu santai, atau justru terkesan kaku. Tenang, anda bisa memahami template chat dosen yang tepat di sini, sehingga anda bisa menyampaikan maksud secara jelas, sopan, dan profesional.
Pilih Platform untuk Menghubungi Dosen
Setiap dosen memiliki preferensi berbeda-beda. Sebelum mengirim chat dosen untuk bimbingan atau keperluan lain, anda perlu memilih platform mana yang tepat supaya komunikasi berjalan lancar.
1. WhatsApp
Biasanya, WhatsApp kerap menjadi platform yang paling sering digunakan komunikasi dosen, karena lebih praktis dan responsif. Meskipun demikian, anda tetap perlu memperhatikan etika chat di WhatsApp, seperti mengirim chat di saat jam kerja, menggunakan bahasa formal, serta tujuan chat yang jelas.
2. Email
Selain WhatsApp, dosen juga sering berkomunikasi melalui email untuk tujuan atau keperluan tertentu. Misalnya saat mengirim draft penelitian, proposal, maupun dokumen akademik lainnya. Anda bisa menyesuaikannya.
Baca Juga: Rekomendasi 10 Kegiatan Dosen Saat Puasa Ramadhan yang Positif
Struktur Chat Dosen yang Benar
Supaya pesanmu jelas dan mudah dipahami, anda perlu mengikuti struktur berikut:
1. Salam Pembuka
Tentunya ketika memulai percakapan dengan seseorang, termasuk chat, anda perlu menyampaikan salam. Salam menjadi tanda kesopanan dan berarti anda menghargai dosen sebagai penerima pesan. Kalimat salam bisa anda sesuaikan, misalnya “Selamat pagi”, “Assalamualaikum”, dan lainnya.
2. Perkenalan Diri atau Identitas
Selain salam, anda juga perlu memperkenalkan diri. Dosen mengajar banyak mahasiswa, sehingga perkenalan dirimu akan membantu dosen mengingat siapa anda dan konteks akademikmu.
3. Tujuan
Setelah perkenalan, sampaikan tujuan chat secara langsung dan jelas. Misalnya, anda ingin mengatur jadwal bimbingan, meminta persetujuan judul, perizinan kelas, dan lain sebagainya.
4. Isi Pesan atau Konteks
Bagian isi ini berkaitan dengan tujuan chat. Anda bisa memberikan konteks yang cukup supaya dosen memahami kondisi dan situasi mu. Hindari pesan yang terlalu panjang dan bertele-tele, fokus dan to the point saja.
5. Salam Penutup
Ada salam pembuka tentu juga ada salam penutup. Adanya salam penutup mencerminkan etika chat dosen yang baik dan benar, serta menunjukkan rasa hormat. Anda bisa menggunakan kalimat seperti “Terima kasih atas waktunya” atau “Mohon arahan Bapak/Ibu”.
Baca Juga: 9 Contoh Mudah Pembukaan Kultum Ramadhan Bahasa Indonesia
Template Chat Dosen yang Baik dan Benar
Inilah template chat dosen yang baik dan benar yang bisa anda gunakan dan disesuaikan dengan kebutuhan:
- “Selamat pagi Bapak/Ibu. Perkenalkan saya [Nama], mahasiswa [Prodi] angkatan [Tahun]. Saya ingin menanyakan ketersediaan waktu Bapak/Ibu untuk bimbingan terkait [topik/skripsi]. Mohon arahan jadwal yang dapat saya ikuti. Terima kasih.”
- “Selamat siang Bapak/Ibu. Saya [Nama] dari [Prodi]. Izin mengonfirmasi jadwal pertemuan pada [hari, tanggal] pukul [jam] untuk membahas [keperluan]. Apakah jadwal tersebut masih sesuai? Terima kasih atas waktunya.”
- “Assalamu’alaikum Bapak/Ibu. Saya [Nama], mahasiswa [Prodi]. Berikut saya lampirkan revisi [tugas/skripsi] sesuai arahan sebelumnya. Mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk meninjau dan memberikan masukan lanjutan. Terima kasih.”
- “Selamat sore Bapak/Ibu. Perkenalkan saya [Nama] dari kelas [kelas]. Saya ingin menanyakan terkait materi [judul materi] yang disampaikan pada perkuliahan kemarin. Mohon penjelasan tambahan agar saya dapat memahaminya dengan baik. Terima kasih.”
- “Selamat pagi Bapak/Ibu. Saya [Nama] dari [Prodi]. Mohon izin melakukan follow up terkait pesan saya sebelumnya mengenai [keperluan]. Saya memahami kesibukan Bapak/Ibu dan menunggu arahan lebih lanjut. Terima kasih.”
Tips Agar Chat Cepat Dibalas
Selain menggunakan template chat dosen, ada beberapa hal yang bisa anda lakukan agar pesanmu lebih cepat mendapatkan respons.
- Kirim pesan pada jam kerja, umumnya pukul 08.00–16.00.
- Gunakan bahasa formal namun tetap ringkas dan jelas.
- Hindari mengirim pesan berulang dalam waktu singkat.
- Pastikan tujuan pesan spesifik dan tidak bertele-tele.
- Periksa kembali ejaan dan format sebelum mengirim, jangan ada yang typo.
- Gunakan satu topik dalam satu pesan agar mudah dipahami.
- Sertakan dokumen atau informasi pendukung jika diperlukan.
Itulah template chat dosen dan tips yang bisa anda terapkan untuk berkomunikasi secara sopan dan profesional dari Penerbit Buku Deepublish Jakarta. Dengan memahami struktur pesan, memilih platform yang tepat, dan menerapkan etika komunikasi, anda dapat membangun hubungan akademik yang lebih baik. Gunakan template ini sebagai panduan agar setiap pesan yang anda kirim lebih efektif dan mudah dipahami. Selamat mencoba!
