Anda pasti ingin agar proposal hibah Anda lolos seleksi tahun 2025, bukan? Memahami secara detail setiap tahap pengajuan proposal hibah sangat penting agar peluang Anda lolos semakin besar.
Sesuai dengan informasi yang disampaikan dalam kegiatan sosialisasi penyelenggaraan hibah tahun anggaran 2025, proses pengajuan proposal hibah terbagi dalam 5 tahap utama. Setiap tahap memiliki peran penting yang harus Anda pahami agar usulan bisa diproses tanpa kendala.
Berikut penjelasan lengkap mengenai tahap-tahap tersebut:
Tahap 1: Mengisi Identitas Usulan
Tahap pertama dalam mengajukan proposal hibah adalah mengisi Identitas Usulan di portal BIMA. Setelah Anda login, Anda memilih menu “Usulan”, dan sistem akan menampilkan skema-skema penelitian dan pengabdian masyarakat yang sesuai profil Anda di BIMA.
Untuk hibah penelitian, di tahap Identitas Usulan Anda wajib mengisi beberapa informasi dasar, antara lain:
- Judul penelitian yang diajukan
- TKT (Tingkat Kesiapan Teknologi) saat ini: mencakup teknologi yang dikembangkan, kategori indikator TKT, dan persentase
- Target akhir TKT, yang akan muncul otomatis setelah TKT saat ini diisi.
Selain itu, Anda juga harus melengkapi data seperti:
- Skema hibah yang sesuai
- Ruang lingkup usulan
- Besaran dana maksimal
- Bidang fokus, tema, topik penelitian
- Rumpun ilmu (level 1, 2, 3)
- Prioritas riset
- Durasi dan tahun pelaksanaan kegiatan.
Jika untuk pengabdian kepada masyarakat, identitas usulan mencakup:
- Judul pengabdian masyarakat
- Skema, program pengabdian
- Bidang fokus dan prioritas riset
- Durasi dan tahun pelaksanaan kegiatan tersebut.
Satu hal penting, seluruh anggota tim pengusul akan mendapatkan notifikasi dan harus melakukan konfirmasi bahwa mereka setuju menjadi bagian dari tim pengusul. Anda juga bisa menyimpan draft dan melanjutkan pengisian nanti.
Tahap 2: Substansi Usulan
Setelah Identitas Usulan lengkap, Anda bisa melanjutkan ke tahap kedua, yaitu Substansi Usulan. Di sini, fokus Anda adalah pada isi proposal hibah yang mencakup gagasan inti, detail kegiatan, dan bagaimana Anda merencanakan luaran/laporan.
Beberapa hal yang harus diperhatikan:
- Unggah dokumen proposal usulan sudah disusun lengkap, dalam format PDF, dengan ukuran maksimal 5 MB
- Jika perlu, unduh template proposal dari sistem BIMA agar format yang Anda gunakan benar sesuai ketentuan.
Untuk proposal penelitian, aspek substansi meliputi:
- Kelompok Makro Riset
- Proposal usulan utama (isi proposal)
- Luaran wajib setiap tahun.
Sedangkan untuk pengabdian masyarakat, Anda harus melengkapi data mitra sasaran:
- Jenis kelompok mitra, jumlah anggota, nama dan pimpinan mitra
- Lokasi: provinsi, kabupaten/kota, kecamatan, desa, alamat lengkap
- Jarak ke mitra dan dokumen pendukung terkait lokasi dan mitra.
Kemudian, Anda mengisi aspek-aspek substantif seperti ringkasan usulan, kata kunci, dan bagian inti proposal pengabdian masyarakat. Juga, dalam tahap ini Anda memasukkan indikator seperti Asta Cita, SDGs, dan IKU pengabdian yang relevan.
Tahap 3: Menyusun Rencana Anggaran Biaya (RAB)
Tahap ketiga adalah menyusun Rencana Anggaran Biaya (RAB), sebagai bagian dari ketentuan anggaran dari DPPM.
Detailnya:
- Untuk penelitian, Anda mengisi urutan tahun kegiatan (jika kegiatan multi tahun), kelompok RAB, dan membagi komponen RAB sesuai kebutuhan. Beberapa bagian muncul otomatis, sebagian lagi harus Anda isi manual seperti komponen, keterangan, volume dan harga satuan
- Untuk pengabdian masyarakat, ada batasan persentase untuk setiap jenis biaya. Contoh ketentuannya:
- Teknologi dan inovasi minimal 50% dari total dana usulan
- Biaya pelatihan maksimal 20%
- Biaya perjalanan maksimal 15%
- Biaya upah dan jasa maksimal 10%
- Biaya lainnya maksimal 5%.
Penting juga memperhatikan bahwa sistem BIMA memberikan notifikasi jika ada komponen yang dilarang atau perlu diperhatikan khusus agar usulan Anda tidak ditolak karena kesalahan RAB.
Tahap 4: Melengkapi Dokumen Pendukung
Setelah substansi dan RAB selesai, Anda perlu melengkapi Dokumen Pendukung untuk proposal hibah, yang dapat memperkuat keabsahan dan kredibilitas usulan Anda.
Beberapa dokumen pendukung antara lain:
- Surat kesediaan mitra, berupa pernyataan bahwa mitra siap berkolaborasi. Untuk skema penelitian terapan, surat ini wajib
- MoU (Memorandum of Understanding) atau MoA (Memorandum of Agreement) jika ada, sebagai bukti kerja sama formal dengan mitra
- Surat tugas atau surat pembimbingan, khusus skema tertentu seperti Penelitian Magister Menuju Doktor Sarjana Unggul (PMDSU)
- Artikel ilmiah atau publikasi sebelumnya yang relevan, terutama untuk skema penelitian terapan. Anda harus menjadi penulis pertama atau korespondensi pada publikasi tersebut.
Untuk pengabdian kepada masyarakat, dokumen pendukung biasanya mencakup:
- Surat pernyataan bahwa proposal asli sesuai template yang disediakan DPPM
- Dokumen tambahan jika diperlukan oleh sistem BIMA
- Pengisian dokumen pendukung di kolom sistem yang sudah ditentukan.
Persiapan dokumen pendukung ini sebaiknya dilakukan jauh hari agar saat tahap pengajuan proposal hibah Anda tidak terburu-buru.
Tahap 5: Konfirmasi Usulan
Tahap terakhir adalah Konfirmasi Usulan. Di sini semua anggota tim yang Anda daftarkan harus menyatakan kesediaan sebagai bagian dari tim pengusul. Tanpa konfirmasi ini, usulan Anda tidak akan dianggap lengkap.
Berikut penjelasan lebih detailnya:
- Setiap anggota tim (terutama Ketua tim dan anggota) akan menerima notifikasi di akun BIMA mereka
- Setelah login, mereka harus membuka notifikasi (ikon lonceng), membaca detail usulan, dan memilih “Setuju Menjadi Anggota” atau “Tolak Menjadi Anggota”
- Jika semua anggota sudah menyetujui, maka usulan Anda akan diteruskan ke lembaga di perguruan tinggi Anda (LPPM atau sebutan setara) untuk approval internal
- Setelah itu, proposal hibah akan melewati seleksi administratif dan substansi oleh DPPM.
Demikian tahapan penting yang perlu Anda pahami dalam proses pengajuan proposal hibah tahun 2025. Agar lebih lancar, siapkan dokumen sejak awal dan pastikan format yang digunakan sudah sesuai dengan ketentuan. Cara ini juga akan mengurangi risiko revisi mendadak menjelang batas waktu.
Selain itu, manfaatkan panduan resmi dan template yang tersedia di portal BIMA. Dengan begitu, proposal Anda tidak hanya rapi secara administratif, tetapi juga kuat dari sisi substansi.
Semoga panduan singkat ini membantu Anda dalam menyiapkan proposal hibah yang berkualitas, good luck!
Ingin lebih banyak informasi seputar dosen dan karya ilmiah? Kunjungi artikel-artikel terbaru kategori Karir Dosen dari Penerbit Deepublish Jakarta!
